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Il Problem Solving: uno schema di riferimento
22/06/2016

Il celeberrimo scienziato Albert Einstein è passato agli annali anche per una sua frase: “We cannot solve our problems with the same thinking we used when we created them”… Ed il caro Albert ne sapeva qualcosa di problemi. 

Oggigiorno, il problem solving è una competenza richiesta a tutti i manager (e non solo!), qualsiasi sia il ruolo che ricoprono nell’azienda in cui lavorino, il settore o la sua dimensione. 

Davanti all’insorgere di un problema, si potrebbe cadere nella tentazione di ricorrere alla prima soluzione utile, precludendo quindi la possibilità di un maggior livello di analisi della questione.

In questo articolo, PDFor fornisce uno schema di riferimento per ideare, definire ed implementare la soluzione di un problema ed aumentare l’efficacia del processo di problem solving. 
 
1. Identificare il problema
Per quanto banale e scontato, il punto di partenza di questo processo è l’identificazione del problema: alcuni possono apparire più ovvi e lampanti, altri meno. Dato che anche la saggezza popolare insegna che prevenire è meglio che curare, l’approccio ottimale sarebbe identificare i problemi prima della loro comparsa.
Alcune tecniche da utilizzare nella fase da “detective” possono essere:

  • PEST ANALYSIS: uno schema che aiuta a cogliere importanti cambiamenti dal punto di vista politico, economico, sociale e culturale e tecnologico nel nostro ambiente.
  • RISK ANALYSIS: una metodologia per identificare i principali rischi del proprio business. 
  • FAILURE MODES AND EFFECTS ANALYSIS: uno strumento che permette di identificare le possibili cause di insuccesso del proprio business e prevenire l’insorgere di problemi.

In caso di molteplici problemi, è buona norma fissare anche delle priorità ed occuparsi in primo luogo di quelli più urgenti. 
 
2. Reperire informazioni
Dopo aver identificato il problema potenziale, bisogna reperire delle informazioni ad esso attinenti. La conoscenza è alla base di ciascun processo di risoluzione ed è pertanto fondamentale impegnarsi nel reperire informazioni di vario genere (qualitative e quantitative) e da più prospettive. Ad esempio: 

  • Quali fattori influenzano principalmente il problema?
  • Quali attori sono coinvolti?
  • Quali soluzioni sono state usate nel passato? 
  • Come è percepito il problema da altre persone? 

 
3. Definire il problema
In questa fase è opportuno ricordarsi l’insegnamento di Einstein: focalizzarsi sul problema piuttosto che sulla soluzione è indispensabile per la sua risoluzione. 
Una volta compreso il problema, occorre definirlo in maniera precisa, permettendo così di delimitare il raggio di azione e di non incappare nell’errore di ampliare troppo le proprie azioni. 

Uno strumento molto utile in questa fase è il CATWOE, che offre spunti preziosi per analizzare un problema potenziale da altre sei prospettive: Customers, Actors, Transformation, World-view, Owner, Environment. 
 
4. Ideare soluzioni
Tenendo in mente la definizione del problema, si passa alla generazione di soluzioni: in questo processo dovrebbero essere coinvolte anche persone differenti per ampliare il volume delle idee generate. In questa fase è fondamentale non porre alcun vincolo alla generazione di idee e soluzioni: lo scopo finale è solo ottenere un pozzo di idee da cui poter attingere. Strumenti generalmente utilizzati sono:
BRAINSTORMING: tecnica per generazione di idee in gruppo. Durante gli incontri, le persone sono incoraggiate a proporre suggerimenti per la risoluzione del problema. Creare un ambiente partecipativo ed incoraggiante è fondamentale per incentivare le persone ad esprimere qualsiasi loro idea.  
REVERSE BRAINSTORMING: la tecnica è del tutto simile al brainstorming classico, l’unica differenza è il tipo di domanda sulla quale le persone si focalizzano: piuttosto che chiedersi quale sia la soluzione del problema sottoposto, si richiede ai partecipanti di concentrarsi su quali siano le cause del problema e quali i fattori che lo influenzino. 
 
5. Valutare
Al fine di selezionare e valutare coscientemente le soluzioni generate, in prima battuta è opportuno fissare dei criteri e delle caratteristiche di una soluzione adeguata. Alcuni strumenti utili per selezionare gli elementi necessari per una soluzione pratica e realistica sono:
PAIRED COMPARISON ANALYSIS o DECISION MATRIX ANALYSIS: matrici che permettono di confrontare elementi diversi e di stabilirne l’importanza relativa. Molto utili in caso di decisioni con risorse limitate. 
 
6. Pianificare
La scelta della soluzione rappresenta l’inizio della fase successiva, quindi l’implementazione, che necessita, tuttavia, di alcuni step preparatori. Fondamentale è la fase di pianificazione che dipenderà anche dalla dimensione del proprio progetto: per quelli di dimensioni contenute bastare un Action Plan, mentre per quelli più grandi occorrerà implementare tutti gli strumenti del Project Management. (link al libro) 
 
7. Convincere gli stakeholders
La soluzione da implementare deve essere accettata ed interiorizzata dai propri stakeholders. E’ oppurtuno saper “vendere” la propria idea come quella ottimale e potrebbe essere una buona idea creare una vera e propria azione di marketing per promuovere la propria soluzione. 
 
8. Implementare
La fase finale del processo è l’implementazione della soluzione selezionata. E dato che ogni fine coincide sempre con un nuovo punto di partenza, è necessario riiniziare il ciclo del problem solving per identificare un nuovo problema e migliorare costantemente le proprie capacità con l’esperienza e l’esercizio. 

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