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Ruoli e responsabilità all'interno dello studio odontoiatrico
09/05/2017

L’organizzazione delle risorse umane all’interno dello studio odontoiatrico è di importanza fondamentale per una gestione efficiente ed efficace dell’intera struttura. Un’organizzazione è caratterizzata da un gruppo di individui che svolgono attività interdipendenti per il raggiungimento di obiettivi comuni. Molto spesso negli studi dentistici non esiste una vera e propria struttura organizzativa, con risorse che svolgono determinati compiti rivestendo specifici ruoli; a volte le attività vengono assegnate alle risorse ma nella quotidianità, alla fine, vengono svolte da più individui senza una figura specifica che ne assuma la responsabilità. Una struttura organizzativa si articola su un sistema di ruoli, sulla relazione tra i compiti svolti dai membri dell’organizzazione e si concretizza nella gerarchia, nelle regole e nelle procedure, nei meccanismi di controllo e coordinamento.
Gli studi odontoiatrici possono essere paragonati ad una piccola azienda e in quanto tale necessitano di una struttura organizzativa con ruoli ben definiti; molto spesso sono gli stessi odontoiatri a gestire tutte le attività all’interno dello studio, lasciando poca autonomia alle risorse. Questo diventa un grande limite per la struttura in quanto nessuna decisione, neppure di modesta rilevanza, può essere presa senza l’autorizzazione del titolare; l’organizzazione è quindi altamente centralizzata con tutte le decisioni che vengono prese dal vertice mentre la discrezionalità dei livelli più bassi è vincolata da regole e procedure formali. In ogni organizzazione però, così come nello studio dentistico, sono presenti degli individui che compongono la base fondamentale di esistenza della struttura, portatori dei valori e dalla cultura che la caratterizzano, punti di riferimento nella gestione delle attività. E’ a queste persone che il titolare dello studio dovrebbe assegnare dei ruoli di rilievo e responsabilità anche nelle gestione delle altre risorse; spesso si tratta di risorse che lavorano da molti anni in studio, che hanno visto la struttura crescere e hanno arricchito il loro sapere nel corso del tempo. È fondamentale che il titolare dello studio odontoiatrico comunichi a tutto lo staff quali sono le risorse all’interno dell’organizzazione a cui si è deciso di attribuire un determinato ruolo e specifiche responsabilità, in modo tale che il loro ruolo sia riconosciuto da tutto lo staff all’interno. La responsabilizzazione, una volta conseguita, non permane necessariamente nel tempo anzi è soggetta a “dure prove di resistenza” e pertanto viene continuamente riproposta e migliorata. La possibilità di definire obiettivi, compiti ed attività costituisce il presupposto per ottenerla in quanto consente di valutare la prestazione degli stessi soggetti coinvolti e di favorirne l’autovalutazione. Così il titolare dello studio dentistico potrebbe assegnare ad alcune figure di rilievo dello staff alcuni obiettivi da raggiungere per valutare il loro operato:
•    responsabile della segreteria – obiettivo: gestire l’agenda con obiettivi di produzione ed incassato settimanali oppure ridurre in un arco di tempo definito il differenziale tra prodotto ed incassato;
•    responsabile degli acquisti e del magazzino – obiettivo: ridurre l’impatto dei costi variabili sui costi complessivi dello studio;
•    responsabile dei sistemi informativi e della comunicazione web – obiettivo: raggiungere un certo numero di visualizzazioni sul sito in un determinato periodo e proporre azioni di marketing mirate a seconda del target da raggiungere.

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