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WBS... What is this?
11/10/2017


Immaginate di dover spostare un albero caduto. E’ troppo pesante per poterlo trasportare intero, però lo possiamo suddividere in pezzi che possiamo agevolmente trasportare!

WBS è l’acronimo di Work Breakdown Structure. Suddivide il progetto in fasi e sottofasi sino a giungere ai singoli work-package, ai quali corrisponde un output prefissato. La WBS rappresenta quindi CHE COSA è necessario fare per raggiungere gli obiettivi. La Wbs è per il progetto, quello che la distinta base è per il prodotto: elenca tutte le attività necessarie al completamento, senza legami logici e sequenze temporali.

Talvolta viene anche denominata PBS, ossia Project Breakdown Structure. La WBS consiste nella suddivisione del progetto in tutte le fasi necessarie al suo completamento, allo scopo di inserirle in una rappresentazione gerarchica del progetto stesso, simile ad una struttura ad albero, come gli organigrammi aziendali.

La logica alla base di tale suddivisione del progetto in fasi può basarsi:

  • sull’esperienza;
  • sullo sviluppo di mappe mentali;
  • su metodologie già sperimentate;
  • su manuali tecnici di prodotto;
  • sulla normativa.

Gli obiettivi del progetto rappresentano la radice; vengono poi definiti sotto-obiettivi via via più dettagliati, sino ad arrivare ai rami, i quali contengono le attività elementari. Il livello di dettaglio e profondità della WBS può essere diverso ed è determinato di volta in volta, in base alle esigenze di progetto e del project manager: non esistono criteri standard universalmente validi. Una WBS molto dettagliata arriverà sino alle attività elementari. Generalmente quello del dettaglio è un problema di trade-off: dettagliare molto la WBS significa spendere energie molto grandi in fase di planning e controllo. 

Dettagliare troppo poco significa poter trascurare aspetti del progetto importanti. Si consiglia di “scendere” nel dettaglio fino a quando si individuano attività che si ritiene necessario pianificare e controllare.

L’obiettivo di fondo della WBS è quello di scomporre il progetto nei suoi elementi fondanti, evidenziando tutto ciò che occorre fare (che cosa), per poterlo controllare meglio. A livello di WBS, infatti, non vi è ancora una sequenza temporale tra le attività né legami.

La WBS deve scomporre il progetto in attività che devono essere:

  • facilmente controllabili;
  • aggregabili per la costruzione del budget;
  • misurabili.

A prima vista la WBS può assomigliare ad un organigramma, ma non va con questo confuso. Infatti la WBS non è una struttura organizzativa, anche se la sua rappresentazione grafica può risultare simile.

Il processo di creazione della WBS garantisce in sé alcuni vantaggi. Infatti il team di progetto è obbligato a esaminare l’intero progetto. Questo aspetto è fondamentale poiché consente a tutti i membri coinvolti nella pianificazione di avere da subito una visione generale del progetto. I partecipanti dovranno ciascuno esplicitare la propria fase, comprendendo già in fase iniziale i possibili legami e l’influenza sul progetto nel suo complesso. Questo tende da un lato a responsabilizzare i diversi capi funzione e dall’altro è un potente strumento di coinvolgimento, in grado di “rendere proprio” il progetto non solo al Project Manager, ma a tutti i partecipanti al team.

Di seguito vengono elencate le attività necessarie per la costruzione della WBS:

  • la WBS viene costruita incominciando dall’elemento di massimo livello, che è l’obiettivo di progetto;
  • l’obiettivo viene quindi scomposto in sotto-obiettivi (ciascuno di questi può essere suddiviso in ulteriori sotto-obiettivi);
  • la suddivisione, via via graduale e gerarchica, riduce ad ogni passaggio la complessità, la difficoltà e il costo di ogni fase;
  • il processo termina quando si è in grado di definire un oggetto da consegnare (deliverable).

I work package sono le attività elementari che si individuano al livello più basso della WBS. I work package non sono ulteriormente divisibili in altre attività. Il livello di dettaglio di scomposizione in compiti dipende da molti fattori, tra cui il livello delle informazioni disponibili.

Per ogni singolo Work Package è necessario definire:

  • gli input attesi e quelli critici;
  • gli output attesi e quelli critici;
  • l’evento che ne determina l’inizio;
  • l’evento che ne determina la fine;
  • l’interfaccia con gli altri compiti;
  • le risorse assegnate;
  • i rischi specifici connessi;
  • attività collegate in input ed in output;
  • il livello di riservatezza;
  • il piano di lavoro dettagliato;
  • il budget;
  • standard e procedure e logiche da seguire;
  • procedura di documentazione;
  • milestones;
  • procedure di controllo dei costi;
  • procedure per determinare lo stato di avanzamento delle attività.

I work package sono particolarmente utili in contesti complessi, nei quali è previsto il coinvolgimento nel progetto di risorse provenienti da diverse funzioni aziendali.

Rispetto ai work package il project manager non controllerà il processo di realizzazione. Infatti un fuctional manager avrà la responsabilità del come realizzare l’attività. Piuttosto il project manager dovrà verificare il progresso dei singoli pacchetti, per verificare l’andamento complessivo del progetto. Dovrà quindi presidiare i pacchetti più critici, concentrare i propri sforzi nel coordinarne l’avanzamento o intraprendere azioni tempestive qualora i lavoro non procedano secondo le previsioni.

La WBS può avere diverse tipologie di strutturazione, vediamo un esempio relativo ad un progetto di realizzazione di un software:

  • schema tecnico: per progetti che hanno come output un prodotto, è semplice scomporre il progetto stesso in fasi/aree omogenee dal punto di vista tecnico;

  • schema per processi o obiettivi: in questa tipologia di strutturazione la WBS viene strutturata in base agli obiettivi dei sottoprocessi del progetto. Per ogni obiettivo viene definito un responsabile, che guida un team interfunzionale il cui incarico è quello di raggiungere le specifiche (una sorta di sottoprogetto).

Quando si costruisce la WBS bisogna sempre ricordare che:

  • la WBS elenca tutte le attività del progetto nella stessa modalità in cui la distinta base elenca tutti i componenti di un prodotto;
  • i rami tra la radice e le foglie sono collegamenti “logici”;
  • in tutte le diverse strutturazioni che la WBS può assumere, vi saranno comunque attività trasversali come collaudi, controllo qualità e approvvigionamenti, che interesseranno i rami, che potranno essere distribuite nel ramo del Project Management oppure in rami appositi;
  • la struttura ad albero permette di identificare ogni ramo e foglia con un codice numerico in maniera univoca.

Daniele Rimini

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