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Scarica la nuova GUIDA! 5 strumenti per la gestione dei progetti
07/11/2017


Così come un chirurgo senza la sua strumentazione e un equipe di supporto adeguata non può operare, alla stessa maniera un Project Manager senza essere a conoscenza degli strumenti del Project Management e privo di un team ben organizzato e preparato non potrà mai intervenire in maniera efficace. Contemporaneamente va considerato che, così come un bisturi non è nulla senza la mano ferma e sapiente di un medico, gli strumenti atti alla gestione del progetto non ne garantiscono la riuscita se non vengono utilizzati nella maniera appropriata.

La capacità di organizzare al meglio un progetto è oggi una caratteristica fondamentale per un buon manager aziendale.

La GUIDA che potete scaricare qui illustra sinteticamente i 5 principali strumenti per la gestione ottimale delle attività progettuali di ogni settore.

Per sviluppare il piano di lavoro il Project Manager si avvale di una serie di strumenti che gli consentono di:

  • descrivere il progetto
  • suddividerlo in fasi
  • valutarne le tempistiche e le criticità
  • predisporre il budget
  • assegnare le risorse alle attività

La WBS: Work Breakdown Structure

Il primo passo è dunque quello di individuare gli obiettivi del progetto e la loro gerarchia. Per identificare le attività che, se eseguite correttamente, portano al suo successo, si utilizza la WBS (Work Breakdown Structure).

La WBS suddivide il progetto in fasi e sottofasi sino a giungere ai singoli work-package, ai quali corrisponde un output prefissato. La WBS rappresenta quindi CHE COSA è necessario fare per raggiungere gli obiettivi. La Wbs è per il progetto, quello che la distinta base è per il prodotto: elenca tutte le attività necessarie al completamento, senza legami logici e sequenze temporali. Talvolta viene anche denominata PBS, ossia Project Breakdown Structure.

Consiste nella suddivisione del progetto in tutte le fasi necessarie al suo completamento, allo scopo di inserirle in una rappresentazione gerarchica del progetto stesso, simile ad una struttura ad albero, come gli organigrammi aziendali.

Il CPM: Critical Path Method

Dopo aver diviso il progetto in attività attraverso la WBS è necessario analizzarne i legami, identificando per ciascuna tutte quelle che devono essere completate prima che possa iniziare. Si costruisce così il reticolo del progetto e si applica il metodo CPM (Critical Path Method) per identificare e presidiare le attività critiche, il cui ritardo causerebbe lo slittamento di tutto il progetto.

Il CPM è una tecnica di pianificazione creata nel 1950 che inizialmente veniva applicata lavorando con carta e penna con il rischio di una notevole propagazione di errori, in seguito con l’utilizzo diffuso del computer è diventato parte integrante della logica di funzionamento dei principali software di project management.

Il CPM indica COME un progetto si sviluppa attraverso l’analisi delle varie attività in base a:

  • la loro durata
  • i vincoli di precedenza tra le diverse attività.

Lo scopo della pianificazione è minimizzare il tempo e le risorse impiegati per terminare il progetto.

Il diagramma di GANTT

Per proiettare il reticolo CPM sul calendario si utilizza il diagramma di Gantt (così chiamato in ricordo dell'ingegnere statunitense che lo ideò nel 1917, Henry Laurence Gantt vissuto tra il 1861 e il 1919), definendo il QUANDO del progetto e stabilendo le date di inizio e di fine di ciascuna attività. È importante utilizzare il calendario con le festività e le chiusure previste, per avere una programmazione il più possibile aderente alla realtà. Inoltre bisogna cercare di mantenere un certo margine tra la fine prevista del progetto e la consegna contrattuale, per essere in grado di ovviare ad eventuali imprevisti.

Il diagramma di carico

Dopo aver definito sul calendario le attività è necessario stabilire CHI tra il pool di risorse svolgerà una determinata attività, ciò viene fatto attraverso i diagrammi di carico.

Uno degli strumenti più utili per la programmazione delle risorse è l’istogramma delle risorse:

  • Si traccia il livello di impiego di una data tipologia di risorsa  (denaro, persone, unità organizzative, ecc.) nel tempo, man mano che il progetto procede
  • Ogni istogramma si riferisce ad una data risorsa e quindi servono tanti diagrammi quante sono le risorse da programmare
  • Il grafico si ricava dal diagramma di Gantt relativo al progetto e dalla conoscenza delle competenze o risorse necessarie per le diverse attività (matrice attività/risorse)

Il Budget

Infine il budget stabilisce il QUANTO del progetto. Aggregando i costi e i ricavi di ogni singola attività è possibile determinare il costo complessivo e i ricavi complessivi del progetto. Il budget è divisibile in due categorie:

  • Il budget economico: Distribuzione dei Costi e dei Ricavi di progetto (classificati per natura e/o attività) in base temporale.
  • Il budget finanziario: Pianificazione dei flussi di cassa attesi dal progetto e relative fonti di approvvigionamento finanziario (cadenza temporale).

È utile inoltre prevedere dei margini di sicurezza sia con riferimento ai tempi di esecuzione che all’entità delle risorse complessive, ed è necessario controllare con cura l’entità delle riserve onde evitare un eccessivo stanziamento per non creare inefficienza.

Per avere maggiori approfondimenti sul tema scarica qui la nostra GUIDA!

Scopri di più visitando il nostro store e leggi la prefazione del libro “Come sviluppare in azienda la metodologia del Project Management

Daniele Rimini e Jacopo Monti

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